Support

• Supportdatabas
  
• Dokumentation
  
• Nytt ärende
  
• Logga in
  

Affärssystem INFOFLEX och kassalagen i praktiken

Företag med kontantförsäljning som överstiger fyra basbelopp omfattas av den nya lagen om kassaregister. I korthet innebär lagen att ett antal nya regler gäller för kassaarbetsplatser där man ska kunna genomföra kontantförsäljning samt att dessa ska ha kontakt med en certifierad kontrollenhet. För att INFOFLEX ska uppfylla kraven i kassalagen krävs version 5.9.0 eller senare med modulen för kassalagen aktiverad.

Förberedelser som ni måste utföra innan installation av kontrollenhet

• För att kunna köra INFOFLEX med kassalagen krävs version 5.9.0 eller senare. För att ta reda på vilken version ni har installerad, se vår supportdatabas »
  
  Har ni en lägre version, registrera ett ärende hos supporten genom ärenderegistreringen och begär en uppgradering.


• SY12 - Lägg in korrekt organisationsnummer
  
  Ex: Org.nr 556251-0791 (ert företags organisationsnummer med 6 4 siffror).


• En ny eller befintlig användare i SY31 per kassaarbetsplats/kassa-PC skall läggas upp. Man kan med F9 i SY31 kopiera en befintlig användare.


• BO11 - ett konto för växelkassa skall läggas upp. T.ex. 1913


• Det är ett krav att man hanterar växelkassa på ett korrekt sätt. Vid varje dags slut skall pengarna räknas och registreras i KT32.
  
  Ett konto för kassadifferenser skall också finnas i SY63. För frågor om vilka konton ni ska använda bör ni vända er till er revisor.


• Gå igenom SY63 och SY64 så att kontona är ifyllda. Växelkassa är ett nytt fält som måste fyllas i.

Installation tillsammans med personal från Infoflex

När ni har gått igenom förberedelserna i föregående stycke, då kan ni få hjälp av personal från Infoflex att installera kontrollenheten.
Dessa steg måste utföras av eller tillsammans med personal från Infoflex:

• Kontrollenhet ska anslutas till server
• En ny modul (Kassalagen) aktiveras i INFOFLEX
• Varje kassaarbetsplats tilldelas en unik identitet och registreras i SY418
• Användaren ni registrerade i SY31 kopplas ihop med kassaarbetsplatsen.

När modulen är aktiverad framgår detta av versionsinformationen som kan visas genom att trycka Shift-F4 i programmet. Beskrivning hur du kan se versionen och om kassalagsmodulen är installerad hittar du i Supportartikel - Vilken version av INFOFLEX har vi installerad?

Kassaidentitet

Varje kassaarbetsplats ska ha en unik identitet. Denna skickas in till kontrollenheten som efter första registreringen låser sig till den inskickade identiteten. Det är därför viktigt att detta blir korrekt annars kan kontrollenheten bli obrukbar och en ny måste införskaffas. Infoflex Data tilldelar dessa identiteter och det går inte att hitta på egna.

Arbete i INFOFLEX

Nedanstående gäller kontantförsäljning mot kvitto. Övrig hantering av order, följesedlar och fakturor påverkas inte. Om man ställer ut en faktura till en kund som är identifierad med namn, adress och ev andra uppgifter enligt de krav som ställs på en faktura omfattas denna inte av kassalagen även om den betalas kontant (s.k. kontantfaktura).

Nya begränsningar vid kontantförsäljning:

• För att kunna genomföra en kontantförsäljning måste den arbetsplats man använder vara registrerad i SY418 och ha kontakt med kontrollenhet. Från andra arbetsplatser nekas denna funktion.
• OBS! Om man har flera arbetsföretag (bibliotek) måste alla dessa köra igång med kontrollenhet samtidigt.
• Artikelbenämning kan ej ändras. Detta innebär att om man i KT ändrar artikelbenämning på en eller flera artiklar och sedan väljer att uppdatera som kontantnota så tillåter inte programmet detta utan att man tar bort artiklarna och lägger till dem igen utan att ändra benämningen.
• Det går inte att blanda normal försäljning och returer i samma transaktion/kvitto.
• Kvittoutskrifter från testföretaget är märkta med ”ÖVNING”. Detta går ej att ta bort eller ändra.
• KT1/KT2/FV2 är helt spärrat i bokslutsföretagen.
• All hantering av kontanter som läggs eller tas från kassalådan måste registreras.
• Det går inte längre att välja skrivare för kontantkvitton utan man väljer stort eller litet kvitto som tidigare och utskriften kommer på uppsatt skrivare.

Förbättringar vid kontantförsäljning

• X-rapporten (KT31) ger en bra överblick över pågående dagsförsäljning och Z-rapporterna motsvarande vid dagsavslut.
• Hantering av utbetalningar i kassan för uttag av kontanter för utlägg är införd.
• Bättre kontroll på Växelkassa. Nytt program KT32.
• Enklare utskrift av kopia av senaste kvitto.
• Uppgifterna för dagsavslutet sparas i nytt register och kan skrivas ut i KT35.

Om kontrollenheterna

Kontrollenheterna är konstruerade och certifierade för en livslängd om minst 7 år. Om en kontrollenhet ändå skulle gå sönder måste en ny införskaffas och detta meddelas till Skatteverket. Den gamla trasiga kontrollenheten måste sparas i minst ett år. Enheterna är försäkrade så att om de går sönder på naturlig väg kan man få en ny enhet utan kostnad.

Blir enheten stulen eller på annat sätt försvinner måste detta polisanmälas, anmälas till Skatteverket och en ny enhet införskaffas.

Anmälan till Skatteverket

Anmälan av innehav av kontrollenhet till Skatteverket ska göras senast en vecka från att kontrollenhet är installerad. Detta gör ni själva på Skatteverkets hemsida. Här hittar ni vår instruktion för anmälan till Skatteverket »

Att komma igång

1. Försäljning sker under dagen. Nytt är möjligheten att hantera uttag ur kassan som man numera måste registrera. Även kundinbetalning skall registreras i KT1 om pengarna läggs i kassalådan. Det är även viktigt att man registrerar det belopp och betalsätt som det är. Man får inte välja kontant om det inte är det. Därför behöver man stanna upp och se vad man får innan man skriver ut kvittot. (jmfr med kontanthanteringen i en mataffär).
2. Om man vill kontrollera försäljning under dagen görs detta numera i KT31. Lämpligen genom att svara J på X-Rapport.
3. Vid dagens slut registrerar man kassan genom i KT32. Där kan man också registrera insättningar till bank. Nytt är att diffar kommer att registreras på kontot för kassadifferenser.
4. När kassan är avstämd kör man KT5/FV61. Nytt är att man inte längre får frågan om utskriften blev bra. Utan uppdatering sker direkt. Däremot har vi infört möjligheter att skriva ut gamla journaler på nytt i KT35.
5. Innan steg 3 och 4 är körd kan man inte starta försäljning på ny dag.