BO4 Bokföring av verifikationer |
|
BO4 Bokföring av verifikationer |
|
En skärmbild visas med en bokföringsmatris med plats för 18 verifikationsrader. Totalt kan upp till 300 verifikationsrader registreras per verifikation. I matrisens överkant finns ett huvud där datum och verifikationstext registreras. För varje fält finns anvisningar i skärmens nederdel.
Systemet testar om biblioteket är ett bokslutsföretag, vilket finns angivet i funktion SY421. I detta fall varnar systemet för att bokföring istället bör göras i funktion BO51, bokslutsbokningar.
Systemet visar aktuellt verifikationsnummer enligt funktion SY51.
Systemet visar innevarande period. Om perioden skiljer sig från perioden vid förra bokföringstillfället, varnar systemet för detta och ställer en kontrollfråga om periodbytet är OK.
För att byta period ändrar man datum med DA för datum i föregående meny.
Ange bokföringsdag. Högsta datum styrs av den kalender som registrerats i funktion SY415. Därefter visas månad och år.
Ange rubrik för verifikationen. Denna textrad läggs in per transaktionsrad, vid utskrift, om ingen annan text ges per rad.
Systemet går därefter till själva radmatrisen, där 18 rader kan anges per skärmsida. Totalt kan verifikationen omfatta 300 rader. För varje verifikationsrad görs registrering enligt följande:
Ange konto. ENTER ger kommandorad och punkt upprepar kontot på föregående rad. F5 ger sökning och F6 uthopp till kontoplan. Finns angivet konto registrerat, svarar systemet med benämning och går vidare till nästa fält.
Vilka inmatningsfält som härefter visas beror på vad som valts i systemparametrarna, SY421, angående kostnadsställen, flera lager knutna till separata kostnadsställen, kostnadsslag, kostnadsbärare, projekt och antal.
ENTER ger kommandorad, vid ENTER i kommandoraden återgår markören till kontofältet. Kommandoraden har följande val:
| Ändra | Ändring av den rad markören befinner sig på. ENTER går vidare till nästa fält. Pil upp i kontofältet avslutar ändringen. |
| Makulera | Systemet svarar HELA VERIFIKATIONEN KOMMER NU ATT RADERAS! OK? (Ja/Nej). Vid J sker radering. Vid N återgår systemet till kommandoraden. |
| Hoppa | Systemet frågar "Hoppa till vilken sida?" Ange önskat sidnummer. |
| Inskjut | Systemet skjuter in en ny rad ovanför den rad markören befinner sig på. Flera rader kan läggas in. Pil upp avslutar. |
| Periodisera | Välj mellan: |
| Välj fast eller tillfällig periodisering? |
| Om T för tillfällig periodisering väljs, så läses alla tillfälliga fördelningsrader, med samma period som den man registrerar verifikationen i, in. Dessa fördelningsrader raderas i samma moment från registret för tillfälliga periodiseringsbokningar. När verifikationen uppdateras har sålunda de rader som tidigare var registrerade som tillfälliga fördelningsrader blivit definitiva periodiseringsbokningar. |
| Om F för fast periodisering väljs läser systemet in samtliga verifikationsrader som lagts in i periodiseringsregistret i funktion BO162. |
| Periodiseringsbokningen görs lämpligen på en egen verifikation. Verifikationstext behöver inte anges, eftersom systemet automatiskt tar den text som finns i periodiseringsregistret. Systemet kontrollerar att inte en period överhoppats eller att dubbla periodiseringar görs i en period. Skulle så vara fallet, varnar systemet för detta. Se övrigt anvisningar i avsnitt BO.C3 och BO162. |
| Fördela | En ny konteringsbild visas för att göra en tillfällig periodisering. Denna registrering skiljer sig från den vanliga bokningen på några punkter. Den uppdateras inte i saldoregistret, utan endast i ett separat register för tillfälliga periodiseringar. Dessutom måste period anges för varje konteringsrad. |
| Om kontot som ska fördelas har kontokod F fås automatiskt frågan om fördelning. Även när den nya konteringsbilden visas finns utgångsraden kvar på översta raden på skärmen. |
| Hjälp med fördelningen kan fås på flera sätt. Först finns två möjligheter i kontofältet: |
| Automatfördelning kan fås om A anges på första konteringsraden. Ett fönster öppnas med plats för uppgifter om belopp och perioder att fördela på. |
| Motbokning kan göras automatiskt med F8 om ovanstående rad inte har samma konto som rubrikraden. Systemet skapar en motbokning med rubrikens konto och eventuellt kostnadsställe genom att saldera det som redan är bokat. |
| Ytterligare hjälp kan fås i debet/kredit.D-fälten: |
| Procentberäkning kan göras med F6 förutsatt att kontot är detsamma som på rubrikraden. |
| Restbelopp kan beräknas med F7 förutsatt att kontot är detsamma som på rubrikraden. |
| Om grundverifikationen raderas, raderas även eventuella fördelningsrader. |
| Stryk | Systemet stryker den rad som markören befinner sig på. |
| Uppdatera | Systemet testar på om saldot är noll. Om så är fallet meddelar systemet att: |
| Verifikationen kommer att nu att registreras, OK? (Ja, Nej) |
| Vid J registreras verifikationen. Vid N återgår systemet till kommandoraden. |
| Ett förval J kan läggas in på frågan som systemparameter i funktion SY421, varvid ENTER bekräftar. |
| Visa | Välj vilket alternativ som ska visas; Resultat, Verifikationstexter eller Ursprungligt verifikationsnummer. |
| Visa Resultat: En ruta visas på skärmen med försäljning, bruttomarginal, resultat före bokslutsdispositioner och skatt samt resultat efter skatt både för perioden och ackumulerat. I dessa beräkningar inkluderas även de bokningar som gjorts i aktuell verifikation. ENTER återgår till kommandoraden. |
| Visa Ver.text: Innevarande verifikations olika radtexter visas. |
| Visa Ur.ver: Om tillfälliga periodiseringar har lästs in visas de verifikationsnummer som fördelningsraderna ursprungligen är bokade på. |
| Konstant | En konstant faktor kan anges i övre högra hörnet. Detta är tillämpbart vid exempelvis kontering av en dagskassa i annan valuta. Valuta kursen anges som en konstant och registreringen kan göras i den utländska valutan och systemet räknar automatiskt om det till svenska kronor. |
| Ombokning | Automatisk ombokning av ett visst konto kan göras. Detta gäller exempelvis om ett konto byts ut mot ett annat, och allt som tidigare registrerats ska bokas om. Ombokningen bokar även om eventuella kostnadsställen till det nya kontot. Bokningen görs på innevarande period. |
Följande inmatningsfält förekommer, beroende på val i SY421:
Ange kostnadsställe, en punkt upprepar kostnadsstället på föregående rad. F5 ger sökning och F6 underhåll av kostnadsställen.
Om kostnadsställen är knutna till lager i SY421 ställer systemet automatiskt frågan: Ange till vilket lager kostnadsstället skall knytas.
När önskat lager angetts hämtas automatiskt rätt kostnadsställe in i konteringsbilden.
Är kostnadsställekoden i BO11 "J" för angivet konto accepterar systemet inte att lämna fältet utan att kostnadsställe angivits. Om kostnadsställekoden är "N" accepterar systemet inte kostnadsställe. Är kostnadsställekoden blank accepterar systemet både med och utan kostnadsställe.
Anges kostnadsställe och detta finns i kostnadsställeregistret, svarar systemet med benämning på den reverserade informationsraden. Är vald kombination av konto och kostnadsställe ny för systemet ställs en fråga om saldopost ska läggas upp, bekräftas med J.
Ange kostnadsslag. Punkt upprepar kostnadsslaget på föregående rad och F5 ger sökning. Systemet visar benämning på den reverserade informationsraden.
Ange kostnadsbärare. Punkt upprepar kostnadsbäraren på föregående rad och F5 ger sökning. Systemet visar benämning på den reverserade informationsraden.
Ange projekt. Punkt upprepar projektnumret på föregående rad och F5 ger sökning. Systemet visar benämning på den reverserade informationsraden.
Om projektnummer anges skapas vid uppdateringen en projekttransaktion där antalet sätts till 1 och resursgruppen till 89. Önskas annan resursgrupp än 89, kan detta erhållas genom att man i de första två positionerna i verifikationstexten registrerar önskad resursgrupp. Det är då lämpligt att använda text per rad, vilket väljs i funktion med F2 i debet- eller kreditkolumnen.
Om SY433 är ställt så att kontering för pågående projekt ska ske på balanskonton ändras föreslagen kontering på resultatkonton till balanskonto enligt systemkonton, alternativt enligt det specifika projektet.
Antalskolumnen visas endast om antalsregistrering valts i funktion SY421. Här kan antal registreras, exempelvis antal traktamenten eller antal körda mil.
Kodfältet hoppas över, men kan nås genom backning med pil upp från efterföljande fält.
Ett A i koden indikerar att automatisk följdkontering kommer att göras enligt vad som lagts upp i funktion BO163.
En * i koden indikerar att verifikationskoden är en följdkontering av närmast föregående rad med A som kod.
Ett S i koden indikerar att kontot är "spärrat" för manuella bokningar. Häribland finns konto 1510 och 2440, som enbart skall konteras på från reskontrorna.
Ett F i koden indikerar att kontot ska fördelas, d v s det ska göras tillfälliga periodiseringar varje gång som något konteras på detta konto. Systemet frågar då automatiskt om fördelning.
Ange debetbelopp eller tryck ENTER för att gå till nästa fält.
F2/pil ner ger verifikationstext. Verifikationstexten omfattar max 25 tecken och skrivs in i skärmens nedre kant. Då text anges registreras denna på verifikationsraden, medan systemet annars tar den verifikationstext som angivits i verifikationens huvud.
Om tidigare bokningar på detta konto önskas finns möjlighet att se alla transaktioner med F6 eller enbart de två senaste transaktionerna med F7.
Om konteringen ska generera ett visst saldo kan detta bokföras enkelt genom att ange detta saldo direkt. Tryck då F8 och ett fönster öppnas där önskat kontosaldo kan anges.
Ange kreditbelopp. Pil upp går tillbaka till debet och F2/pil ner ger verifikationstext. ENTER eller TAB salderar, d.v.s. registrerar skillnadsbelopp för att saldot ska bli noll. F6 och F7 för att se tidigare transaktioner och F8 för kontosaldo fungerar även det i detta fält liksom i debet.Dfältet.
Systemet går därefter till kontofältet på nästa rad, där registreringen kan fortsätta eller avslutas.
På den reverserade informationsraden visas även andel i procent. I detta fält visas beloppet på sista verifikationsraden uttryckt i procent av beloppet på den första verifikationsraden. Fältet visas enbart som hjälp till kontroll av vissa typer av bokningar, exempelvis ett momsbelopps andel av det totala verifikationsbeloppet.
Avslutning av verifikationen görs från kommandoraden, som nås med ENTER i kontopositionen. Avslutning kan göras med U för uppdatering eller M för makulering.