Hanteringstips (PL.C)

PL.C        HANTERINGSTIPS

 

PL.C1        Rapportering och uppföljning av arbete utan verkstadsterminal

 

Om verkstadsterminal, VT, ej används görs färdigrapportering av processer i funktion MP51. Där anges vem som utfört arbetet och den totala använda tiden. Samtidigt kan även lönearter och övertids­ersätt­ningar registreras.

 

Detta ger möjlighet till uppföljning av utfört arbete enligt två alternativ:

 

a) Sammanställning av arbetstidslista per anställd

b) Direkt integration med AGDA lön

 

 

a)        Sammanställning av arbetstidslista per anställd

 

Varje avrapportering av processer i funktion MP51 leder till att en eller flera poster skapas i ett arbetstidsregister.

 

Vid varje avlöningsperiods slut (eller närhelst man önskar) kan en arbets­tidslista skrivas ut i funktion PL51. Denna är sorterad per anställd och visar samtliga rapporterade arbeten med summering av rapporterad arbetad tid och rapporterade tillägg för exempelvis övertid, specificerade post för post med lönearter och lön.

 

Denna arbetstidslista kan användas för avstämning mot närvarokort och som underlag för lön.

 

Efter avlöningsperiodens och månadens slut bör gamla poster tas bort i funktion PL52.

 

 

b)        Direkt integration med AGDA lön

 

I funktion SY471 kan man välja om varje rapporterat arbete i funktion MP51 direkt ska skapa en post i ett transaktionsregister (DALFTRAN). Detta register kan direkt läsas in vid löne­bearbetningen i AGDA lön.

 

Vid ackordsbetalning och stora transaktionsmängder kan detta spara registrerings­arbete och minska riskerna för överföringsfel.

 

Det ställer emellertid stora krav på rutinerna.

 

Vid ackord med måttliga transaktionsmängder och vid tidlön rekommenderas därför att använda tidkort och arbetstidslista som underlag för löneberäk­ningen enligt avsnitt a) ovan.

 

Vid större transaktionsmängder rekommenderas att verkstadsterminalen, VT används.

 

 

PL.C2        Val av dagtyper

 

Arbetsdagskalendern är grundläggande för uppläggning av arbetsscheman. I arbetsdags­kalendern används dagtyper för två olika ändamål:

 

 

 

Dagtyper kan väljas helt fritt.

 

Om personalen normalt har samma arbetstider under alla veckans fem vardagar kan det räcka att definiera följande dagtyper:

 

V        =        Vardag (måndag - fredag)

L        =        Lördag

S        =        Söndag

 

Om personalen exempelvis slutar tidigare på fredagar kan man välja:

 

V        =        Vardag (måndag - torsdag)

F        =        Fredag

L        =        Lördag

S        =        Söndag

 

Har personalen olika arbetstider på alla veckans dagar, vilket förekom­mer exem­pelvis i handeln kan man välja:

 

1        =        Måndag

2        =        Tisdag

3        =        Onsdag

4        =        Torsdag

5        =        Fredag

L        =        Lördag

S        =        Söndag

 

 

PL.C3        Arbetspassens utformning

 

I ett arbetstidsschema finns utrymme för upp till fyra arbetspass per dag. Vid registrering av arbetspass ska man tänka på:

 

 

 

 

 

 Dagtyp        Från        Till

 M        20.00        24.00        måndag

 V        00.00        04.00        

         20.00        24.00        tisdag-fredag

 L        00.00        04.00        lördag

 

 

 

PL.C4        Uppläggning av arbetstidsschema för närvaroterminal

 

Tillvägagångssätt vid igångsättning av närvaroterminal finns listat i avsnitt NT.D.

 

Varje anställd som ska stämpla i NT bör ha ett arbetsschema upplagt i funktion PL23. Arbetstidsschemat innehåller en sammanställning av samtliga ordinarie arbetspass, som den anställde ska göra varje arbetsdag. Där finns också registrerat vilken dagtyp som gäller för varje datum, så att systemet ska kunna lägga ut tillägg för övertid, ob och skift.

 

För att underlätta inläggningen av arbetstidsschemat finns olika hjälpmedel:

 

 

 a)        Inläsning från arbetsmallar

 

Olika arbetsmallar kan registreras i PL22. Där anges när ordinarie arbets­pass börjar och slutar. Arbetsmallar kan läggas upp för enskilda personer eller för personalgrupper och för valfritt antal olika dagtyper.

 

Från arbetsmallarna kan inläsning göras automatiskt till arbetstidsscheman. Denna inläsning görs med funktionstangent F8 vid registrering av arbets­tidsschema i funktion PL23.

 

 

 b)        Inkopiering från annan person

 

Det går bra att kopiera ett arbetstidsschema från en person till en annan för en månad eller ett helt år. Denna kopiering görs med funktions­tangent F8 vid registrering av arbetstidsschma i funktion PL23.

 

 

PL.C5        Hantering av övertid

 

Man kan som systemparameter i funktion SY432 välja om varje övertidspost ska godkännas manuellt eller om det ska ske automatiskt.

 

Manuellt godkännande görs enkelt och snabbt i funktion PL42.

 

För att slippa se små övertidsposter vid arbetstidens början och slut sätter man en lämplig minimitid, som ska gälla för att en övertidspost överhuvud­taget ska registreras, t ex 15 minuter. Man kan ange olika minimitider vid passets början och slut. De anges i funktion SY432.

 

 

PL.C6        Hantering av stämplingsfria raster

 

Kortare schemalagda raster som inte ingår i ordinarie arbetstid, för t ex frukost, ska framgå av arbetspassens schema som ett uppehåll. Det finns plats för fyra arbetspass per dag, så det går att ha schemalagd rast utanför arbetstiden tre gånger per dag.

 

Är dessa korta raster stämplingsfria, underlättar det om minimitiden för övertid sätts längre än rasten. I så fall skapas nämligen ingen övertids­post för rasten, som inte stämplas. Exempel: Är korta raster på 15 minuter schemalagda och minsta övertid i SY432 är satt till 16 minuter, skapas inga övertidsposter för rasterna.

 

Finns stämplingsfria raster som är längre än minimitiden för övertid, hanterar man detta på följande sätt:

 

 

 

 

PL.C7        Löneperiodrutin

 

Det är viktigt att en genomtänkt rutin genomförs vid löneperiodens slut.

 

Då närvaroterminal används är det lämpligt att gå igenom rutinen i funktion PL17 med tillägg av lämpliga rutiner under PL4 och PL8.

 

 

PL.C8        Registrering eller rättning av transaktioner i efterhand

 

Det går bra att i efterhand registrera transaktioner som missats i närvaro­ter­minalen. Denna tilläggsregistrering görs i funktion PL41.

 

För att kunna registrera något på en person måste minst en närvarotran­saktion finnas från NT. Det går då bra att ange nya poster på datum bakåt i tiden. Systemet sorterar automatiskt i rätt ordning.

 

Om man registrerar närvaropass manuellt, måste man dock själv tänka på om man också måste registrera tilläggsposter för ob/skift. I funktion PL41 kan man också rätta gjorda transaktioner vad avser tider och lönearter.